Przeciwdziałanie nadużyciom
Grupa Energa zobowiązuje się do prowadzenia działalności w sposób uczciwy i zgodny z przepisami prawa oraz z Kodeksem Etyki Grupy ORLEN. Pracownicy zobligowani są do realizacji obowiązków służbowych w oparciu o zasadę rzetelności, bezstronności, obiektywizmu i przejrzystości, w trosce o interes Grupy Energa. Jakiekolwiek przejawy nadużyć i konfliktów interesów nie są tolerowane.
Pracownicy zobowiązani są do reagowania na wszelkie sygnały naruszeń obowiązującego prawa, wewnętrznych regulacji i Kodeksu Etyki, w szczególności noszących znamiona korupcji, defraudacji lub konfliktu interesów.
Przeciwdziałanie, identyfikacja i reagowanie na nadużycia oparte jest o obowiązującą w Grupie Energa Politykę przeciwdziałania nadużyciom i konfliktowi interesów określającą jednolite zasady i standardy postępowania oraz szkolenia pracowników.
Funkcjonujący system zgłaszania nadużyć umożliwia pracownikom (jak również osobom spoza Grupy Energa) sygnalizowanie naruszeń w formie korespondencyjnej lub elektronicznej (na adres: biuro.bezpieczenstwa@energa.pl lub na adres: „ENERGA SA, Dyrektor Biura Bezpieczeństwa, Al. Grunwaldzka 472, 80-309 Gdańsk”, z dopiskiem „do rąk własnych”). Zgłoszenia mogą mieć formę anonimową, ponadto mogą być również dokonywane przez osoby z zewnątrz organizacji (w tym partnerów biznesowych, klientów). W szczególnych przypadkach, stosownie do skali i charakteru potencjalnego nadużycia (wg uznania zgłaszającego), adresatem zgłoszenia może być również Zarząd lub Rada Nadzorcza Energi SA. W takim przypadku, zgłoszenie powinno przyjąć formę korespondencji elektronicznej lub tradycyjnej (z dopiskiem „do rąk własnych” na adres: Energa SA Al. Grunwaldzka 472, 80-309 Gdańsk) kierowanej imiennie do wybranego członka Zarządu lub Rady Nadzorczej.
Każde zgłoszenie podlega wstępnej ocenie zasadności i w zależności od jej wyników podejmowane są dalsze decyzje i działania. Osobom dokonującym zgłoszenia przysługuje prawo do zachowania poufności danych, a w przypadku pracowników - również do ochrony przed represjami, dyskryminacją i innym niesprawiedliwym traktowaniem. Sprawcy działań odwetowych podlegają odpowiedzialności dyscyplinarnej.
W Grupie Energa obowiązują także Zasady przyjmowania i wręczania prezentów, które zostały przyjęte uchwałą Zarządu Energa SA.
Główne reguły w tym zakresie to:
- Dozwolone jest przyjmowanie lub wręczanie prezentów:
- zwyczajowo uznawanych w relacjach biznesowych,
- których wręczenie jest związane z promocją lub reklamą podmiotu wręczającego, w szczególności gadżetów reklamowych o jednorazowej wartości do równowartości kwoty 200 zł brutto,
- wręczanych w czasie uroczystych okazji lub spotkań biznesowych,
- które z uwagi na swoją wartość i charakter nie obligują do wzajemności w jakiejkolwiek postaci.
- Wręczający i przyjmujący prezent zobowiązany jest dołożyć należytej staranności przy ocenie, czy prezent w danej sytuacji nie narusza obowiązujących zasad, w szczególności należy wziąć pod uwagę jego wartość i rodzaj, a także częstotliwość przyjmowania lub wręczania prezentów danej osobie, jak również okoliczności i motywy towarzyszące takiemu zachowaniu.
- Przyjęcie lub wręczenie prezentu wymaga poinformowania bezpośredniego przełożonego, a w przypadku prezentów o wartości powyżej 200 zł brutto uzyskania jego zgody.
- Niedopuszczalne i zabronione prezenty to:
- naruszające obowiązujące przepisy prawa lub regulacje wewnętrzne obowiązujące w Grupie Energa,
- sprzeczne z dobrymi obyczajami i normami etycznymi,
- wpływające negatywnie na interes i wizerunek Grupy Energa,
- prowadzące do powstania konfliktu interesów lub nadużycia,
- wpływające lub mogące być uznane za wywieranie wpływu na decyzje i rzetelność lub terminy wykonywania powierzonych zadań i podejmowanych decyzji biznesowych,
- skutkujące lub mogące skutkować powstaniem nieformalnego zobowiązania wobec kontrahenta na zasadzie "coś za coś",
- których obiektywna wartość lub forma może wywoływać wrażenie zachowania korupcyjnego.
- środki pieniężne, niezależnie od wartości i formy ich przekazania,
- przedmioty o charakterze kolekcjonerskim lub inwestycyjnym,
- wyjazdy wypoczynkowe lub turystyczne,
- rabaty na produkty i usługi lub prawa do korzystania ze składnika majątku (chyba że wynika to z zawartej umowy).
- Zabronione jest wręczanie prezentów funkcjonariuszom publicznym, osobom pełniącym funkcje publiczne, urzędnikom administracji państwowej i samorządowej (nie dotyczy sytuacji, gdy wręczane są gadżety reklamowe).
- W przypadku prezentów o wartości powyżej 200 zł, wręczającego i przyjmującego prezent obowiązują stosowne przepisy i obowiązki podatkowe.